شما مرحله انتخاب سی آر ام را انجام دادهاید و حالا آمادهاید که آن را در سازمان خود پیادهسازی کنید. موفقیت در پیادهسازی سی آر ام یکی از سختترین کارهایی است که کسبوکارها با آن مواجه هستند. پیادهسازی درست سی آر ام، به شکلی که همه افراد سازمان بتوانند اطلاعات مورد نیاز خود را در زمان مناسب از آن دریافت کنند، نیاز به یک برنامهریزی دقیق دارد.
خبر بد اینکه، چالشهای زیادی در پیادهسازی سی آر ام وجود دارد. شما باید کارهای زیادی را به درستی انجام دهید و هر سازمانی شرایط خاص خود را دارد.
خبر خوب اینکه، مبانی آزمونشده و تجارب موفقی در زمینه پیادهسازی سی آر ام وجود دارد، که اگر به درستی رعایت شوند از بروز مشکلات جلوگیری میکنند.
ما سعی داریم در این راهنمای جامع پیادهسازی سی آر ام به تمامی تاکتیکها، نکات و تجارب بپردازیم. پس بیایید فرایند ۶ مرحلهای پیادهسازی سی آر ام که منجر به موفقیت آن میشود را شروع کنیم.
مرحله اول: ایجاد یک تیم پیادهسازی سی آر ام
ایجاد تیم پیادهسازی سی آر ام بستگی به بزرگی و چارت سازمانی شرکت شما دارد. در شرکتهای کوچک همه کارها توسط مدیرعامل و مدیر فروش انجام میشود، اما در شرکتهای بزرگ نیاز به تیمسازی دارد. در ابتدا تیم پیادهسازی سی آر ام شما باید شامل این اعضا باشد:
- مدیر پروژه: رهبر برنامهریزی سی آر ام
- تحلیلگر اپلیکیشن: مسئول انتقال و پاکسازی داده
- توسعهدهنده اپلیکیشن: مسئول سفارشیسازی سیستم
- مهندس تضمین کیفیت: مسئول آزمون کردن سیستم
- نمایندهها: نماینده از گروههای کاربران، شامل
- تیم فروش
- مدیران فروش
- تیم بازاریابی
- مدیران بازاریابی
- مدیران پروژه
- تیم خدمات مشتریان
هریک از اعضای تیم پیادهسازی سی آر ام باید بدانند که نقششان در پیادهسازی چیست. درواقع شما به نقش های حامی (Advocate)، متخصص (Specialists) و زحمتکش (Workhorse) در تیم پیادهسازی سی آر ام نیاز دارید.
حامیان
حامیان افراد ارشد در سازمان هستند. و به این دلیل که همیشه در سازمانها نسبت به تغییر مقاومت وجود دارد، این افراد دلیل تغییر را جا میاندازند.
اگر کاربران اصلی سی آر ام استفاده از آن را قبول نکنند، شروع به اشکالتراشی میکنند، سؤالات زیادی میپرسند و در انتظار اصلاح ایرادات بیمورد اپلیکیشن میمانند و در روند پیادهسازی سی آر ام سنگاندازی میکنند. اینجاست که حامیان کاربران را قانع میکنند که سی آر ام زندگی آنها را بهتر خواهد کرد.
متخصصان
متخصصان برنامه ریزی فرایند سی آر ام را انجام میدهند. این افراد درک خوبی از پیادهسازی سی آر ام دارند و به انتقال داده و راهاندازی سی آر ام کمک میکنند. اگر در سازمان خود متخصص ندارید، بهتر است استخدام کنید. ارائهدهنده نرمافزار سی آر ام ممکن است به شما کمکهایی کند، اما ایدهآل این است که کسی را در داخل سازمان خود، حداقل تا زمانی که اطمینان حاصل کنید که همه چیز به درستی پیادهسازی و اجرا شده، داشته باشید.
زحمتکشان
زحمتکشان در لباسهای مختلفی ظاهر میشوند. بعضی از آنها تمامی رهنمودهای متخصصان را در زمینه آزمون نرمافزار و انتقال داده انجام میدهند. و بعضی دیگر بعد از پیادهسازی سی آر ام کنترل میکنند که کاربران جدید به شکل مؤثری از سیستم استفاده کنند.
حالا تیم پیادهسازی شما آماده است تا کسبوکار شما را به اهدافش برساند. تحقیقات نشان داده است که بیش از ۶۰ درصد از کسبوکارها سی آر ام را به منظور افزایش کارایی پیادهسازی کردهاند. این بخشی از وظیفه تیم پیادهسازی است که دستیابی به این هدف را تضمین کند. از افرادی در تیم خود استفاده کنید که توانایی رسیدن به این هدف را داشته باشند.
مرحله دوم: تدوین یک برنامه مدیریت تغییر
یک برنامه مدیریت تغییر باید پشتیبان فرایند پیادهسازی سی آر ام باشد. این فرایند در هر سازمانی متفاوت خواهد بود، اما برداشتن گامهای زیر باعث روان شدن حرکت آن میشود:
ارزیابی نقاط قوت و نقاط ضعف تیم پیادهسازی سی آر ام
شما باید بررسی کنید که در تیم خود چه حامیان، متخصصان و زحمتکشانی دارید که میتوانند این تغییر را محقق کنند.
آنچه را که نیاز دارید بنویسید، کمبودهایی که در تخصصها دارید و چگونگی رفع آنها. شرکتها معمولاً در هر سه سطح کمبودهایی دارند، اما بیشتر از همه حامیان نادیده گرفته میشوند، که نقش بسیار مهمی دارند. شما میتوانید از یک مشاور پیادهسازی سی آر ام کمک بگیرید، اما معمولاً مشاوران متخصص و باتجربه ارزان نیستند.
هنگام ارزیابی تیم، تواناییهای کاربران کنونی برای انتقال به سیستم جدید را در نظر بگیرید. آیا آنها با تکنولوژی راحت هستند؟ آیا انعطافپذیرند؟ آیا سیستم کنونی خیلی محکم در فرهنگ سازمانی جا افتاده است؟
برای مدیریت تغییر ناشی از پیادهسازی سی آر ام برنامه داشته باشید
این برنامه شامل شکستن پروژه به مراحل قابلمدیریت و ایجاد نقاط عطف کلیدی زیر میشود:
- آموزش و درگیر کردن کاربران
- انتقال داده
- آزمون
- اجرا
شما باید بدانید که چگونه قرار است پروژه را ردیابی کنید. بعضیها از فایلهای اکسل و بعضی از یک تخته بزرگ استفاده میکنند. از مدلی استفاده کنید که بتوان آن را به صورت لحظهای تغییر داد و دسترسی به آن ساده باشد.
اطلاعرسانی تغییر به ذینفعان
این یک گام اساسی است. شما باید به کارمندان:
- به طور واضح توضیح دهید که چرا میخواهید یک سی آر ام جدید را پیادهسازی کنید.
- این فرصت را بدهید که نظرات و بازخوردهای خود را بدهند.
- زمان دهید تا خود را با تغییر وفق دهند.
شما باید مطمئن شوید که تمامی کارکنان درباره آنچه دارد اتفاق میافتد، دلیل آن و اثرات آن بر زندگی کاری خود، دید واضحی داشته باشند.
گاهی اوقات فرصت دادن به کارکنان برای دادن بازخورد مشکل ایجاد میکند. شما میخواهید این حس را به کارکنان بدهید که حرفشان مهم است، اما اگر ایدهتان از قبل تثبیت شده باشد، ممکن است پذیرش بازخوردها برای شما سخت باشد.
یک تاکتیک خوب این است که به کارکنان این فرصت را بدهید که به یک کمیته هدایتی ملحق شوند، و سپس از آنها بخواهید که نظرات و بازخوردهای کل تیم را گلچین و منعکس کنند. با این کار شما از سیلی از نظرات جلوگیری میکنید و همچنین کار کردن با یک فرد آسانتر از سروکله زدن با کل کارکنان شرکت است.
شما باید خیلی قبل از انتخاب و اجرای سی آر ام جدید، تمامی کارکنان را مطلع سازید، به آنها فرصت دهید که در مورد تغییرات فکر کنند و سؤالاتی بپرسند. این کار باعث میشود احساس احترام بیشتری کنند. اگر تغییرات سی آر ام سریع انجام شود باعث ایجاد وحشت در کارکنان خواهد شد.
مرحله سوم: پیشبینی بودجه پیادهسازی سی آر ام
اشتباه در پیشبینی بودجه پیادهسازی سی آر ام، هزینههای زیادی را برای شما ایجاد خواهد کرد. از پرداخت اضافه برای خرید نرمافزار سی آر ام گرفته تا هدر رفتن ساعات کاری کارکنان و اضافه کردن ویژگیهای سفارشی، موجب افزایش هزینههای شما میشوند.
مدیران پروژه معمولاً تمامی هزینههای پیادهسازی سی آر ام را در نظر نمی گیرند. در بسیاری از موارد، وقتی کل هزینه را محاسبه میکنند، این سؤال مطرح میشود که “آیا کلاً ارزش این همه هزینه را دارد؟” برای اینکه در این مرحله به مشکل بر نخورید، گامهای زیر را برای پیشبینی بودجه بردارید:
همه هزینهها را در نظر بگیرید
فقط هزینههای معلوم را حساب نکنید. همه چیز حتی کاهش بهرهوری هنگام اجرای سی آر ام را در نظر بگیرید. هزینههای زیر را به اضافه ۱۰ درصد برای اطمینان، محاسبه کنید:
- حق مشاوره متخصص سی آر ام
- آموزش
- دیگر نرم افزارهایی که برای پیادهسازی سی آر ام مورد نیاز است، مثل مدیریت پروژه، انتقال داده، سفارشیسازی.
- اضافه کاری کارکنان
- هزینههای سفر به مرکز آموزشهای ارائهدهنده نرم افزار سی آر ام
- هزینههای تلفن
- کاهش بهرهوری هنگام یادگیری و اجرای اولیه سی آر ام
- بکاپگیری و ذخیره داده
بازده را بررسی کنید
دید روشنی از منافع نرمافزار سی آر ام داشته باشید و سعی کنید آن را کمیسازی (Quantify) کنید. اگر سی آر ام کارها را برای شما آسان میکند، بهتر است دقیقاً محاسبه کنید که چقدر برای شما صرفهجویی و ارزش ایجاد خواهد کرد. چون اگر این مورد را در بازگشت سرمایه (ROI) در نظر نگرفته باشید، با دیدن این همه هزینه، ممکن است ناامید شوید.
ارزیابی ریسک انجام دهید
به این فکر کنید که ممکن است با چه ریسکهایی مواجه شوید. اگر از قبل به آنها فکر کرده باشید راحتتر میتوانید آنها را مدیریت کنید. یک شرکت ممکن است ریسک فنی داشته باشد، مثلاً نیاز به ویژگی اضافه در سی آر ام. حالا فکر کنید این ویژگی در اولویت برنامه توسعه نرم افزار سی آر ام شما نباشد. از طرفی در صورت انجام تغییر شما نیاز دارید آن را به تمامی کاربران سی آر ام آموزش دهید. یا اینکه شما تصمیم بگیرید یک نرمافزار جدید برای دیگر بخشهای شرکت مثلاً مالی یا انبارداری تهیه کنید، که قابلیت یکپارچه شدن با سی آر ام شما را ندارد.
ارزیابی ریسک به شما کمک میکند که بودجه واقعبینانهتری را طرحریزی کنید.
مرحله چهارم: سی آر ام را راهاندازی کنید
این ترسناکترین بخش پیادهسازی سی آر ام است. سؤال اصلی این است که آیا نیازهای ما را برطرف میکند؟ در تمامی مراحلی که در مورد اجرای سی آر ام اطلاع رسانی میکنید، آموزش میدهید، و دادهها را منتقل میکنید و اثرات آنرا ارزیابی میکنید، باید این سؤال را بپرسید.
مثلاً بسیاری از سازمانها چند روز آموزش کلی به کارکنان میدهند تا نسبت به سی آر ام ایده داشته باشند. سپس یک برنامه آموزش کامل برای سرپرست یا مدیر تیم میگذارند، این باعث میشود، بعد از راهاندازی سی آر ام دانش خود را به بقیه تیم منتقل کند.
یک راه دیگر این است که مدیر تیم کاربران تعیین کند که هر شخص با چه شیوهای بهتر یاد میگیرد، سپس آنها را به چند گروه کلی تقسیم کند و آموزش مجزا به این گروهها بدهد.
انتقال دادهها به سی آر ام
با یک برنامه روشن میتوانید انقال داده را به شکل مؤثری انجام دهید. این برنامه مشخص میکند که چه دادههایی نیاز به انتقال دارند و چگونه قرار است در سی آر ام جدید مورد استفاده قرار گیرند. دانلود کردن و آپلود کردن فایلها با فرمت اکسل یا CSV متداولترین روش است، اما اگر فرمتها رعایت نشود، ممکن است با مشکلاتی مواجه شود.
اگر فرمت دادههای قبلی با فرمت سی آر ام جدید همخوانی نداشته باشد، شما مجبور خواهید بود دادههای زیادی را به صورت دستی اصلاح کنید. بسیاری از سی آر ام ها اپلیکیشنهای ویژهای برای انتقال داده دارند، اما ممکن است امکان سفارشیسازی پایینی داشته باشند و شما مجبور شوید که دادهها را در نهایت به صورت دستی وارد کنید.
بهتر است قبل از انتقال، دادههایی که منقضی یا اشتباه هستند (مثل ایمیل ها و یا شماره موبایلهای اشتباه)، را پاکسازی کنید. فکر کنید دم عید است و میخواهید خانهتکانی کنید.
آموزش کاربران سی آر ام
کابران سی آر ام اول از همه باید بدانند که سی آر ام چیست؟ و سپس درباره شیوه استفاده و ورود داده، مدیریت پایپلاین فروش، همچنین تحلیل متریکهای سی آر ام آموزش ببینند. با استفاده از روشهای مختلفی نظیر آموزش حضوری، آموزش آنلاین، تمرینهای عملی و با نظارت و پشتیبانی مدیر تیم کاربران، میتوان سی آر ام را آموزش داد.
تجربه نشان داده است که آموزش تیم خارج از دفتر (یک مکان متفاوت یا مرکز آموزشهای ارائهدهنده نرم افزار سی آر ام) کیفیت آموزش را بالا میبرد. نه تنها ذهن کابران برای یادگیری باز میشود بلکه اهمیت آن را نیز درک خواهند کرد.
آزمون سیستم
معمولاً مسئولیت آزمون سیستم بر عهده کارکنان IT در تیم پیادهسازی شماست. قبل از اینکه سی آر ام را اجرا کنید، با همکاری کارکنان IT آزمونهای زیر را انجام دهید.
- آزمون سیستم
- آزمون عملیاتی
- آزمون استرس
- آزمون عملکرد
- آزمون پذیرش
- آزمون یکپارچهسازی
مرحله پنجم: اجرای سی آر ام
اگر آموزش و انتقال داده را به درستی انجام داده باشید، اجرای سی آر ام بهراحتی انجام خواهد شد. با استفاده از تاکتیکهایی میتوانید این مرحله را با سرعت و سهولت بیشتری انجام دهید.
برای اینکه اجرای سی آر ام به راحتی انجام شود اول از همه باید در زمینههای زیر برنامه ریزی کنید:
- برنامه زمانی کارکنان در صورتی که نیاز به اضافهکاری یا کارکنان موفق وجود داشته باشد
- تعیین متریکهایی برای ارزیابی پروژه
- ایجاد یک استراتژی ارتباطی برای زمانی که سیستم از کار میافتد
- سرعت شبکه و چک کردن قابلیت اطمینان
- فرایندهای بکاپگیری داده
- آزمون بعد از اجرا
بسیاری از شرکتها تصمیم میگیرند که در یک روز سی آر ام خود را اجرا کنند. برای کاهش ریسک، بهتر است این فرایند را به چند مرحله تقسیم کنید تا کاربران بهتدریج زیر بار آن روند. این به شما فرصت میدهد که باگها را شناسایی کنید و ببینید که در مقیاس کوچکتری از کارکنان چه عملکردی دارد.
تاکتیک دیگر این است که یک سیستم تیکتینگ کاربرپسند طراحی کنید که کاربران از طریق آن مشکلات و خطاها را اعلام کنند. شما باید نسبت به همین مشکلات اولیه وسواس به خرج دهید و مواردی که میتواند مشکلات بزرگ ایجاد کنند را شناسایی و سپس آنها را حل کنید.
نظارت بر موفقیت سیستم بعد از اجرا
در اینجا به بعضی از مشکلاتی که احتمال دارد اتفاق بیفتد اشاره میکنیم و استراتژیهایی برای حل کردن آنها ارائه میدهیم:
مشکل: کاربران سیستم جدید را درک نمیکنند.
راهحل: آموزش اضافه توسط سرپرست کاربران
مشکل: کاربران از سیستم استفاده نمی کنند و سراغ سیستم قدیمی میروند.
راهحل: غیرفعال کردن سیستم قدیمی، آموزش دوباره، صحبت با کاربران برای درک بیمیلی آنها
مشکل: سی آر ام با پلتفرم تجارت الکترونیک (ecommerce) یکپارچه نمیشود.
راهحل: زمانی را برای از کارافتادگی سیستم در نظر بگیرید تا مشکلات یکپارچهسازی حل شود.
شما باید بهسرعت متوجه شوید که مشکل عدم شایستگی کاربر است یا عدم تمایل، سپس یک برنامه برای آن در نظر بگیرید.
مرحله ششم: ارزیابی موفقیت پیادهسازی سی آر ام
شما باید داشبوردی ایجاد کنید که دادههای کلیدی در آن به نمایش در آمده باشد، تارگتهایی داشته باشید و بیوقفه این دادهها را کنترل کنید. با متریکهای کلیدی خیلی موشکافانه برخورد کنید و تعیین کنید که موفقیت از نظر شما چیست. در زیر به برخی از متریکهای کلیدی برای ارزیابی موفقیت پیادهسازی سی آر ام اشاره میکنیم:
فعالیت در سیستم
بررسی تعداد کارهای مجزایی که توسط یک کاربرد در سیستم انجام شده است، کمک میکند که متوجه شود که کاربران وارد سیستم شدهاند و واقعاً از آن استفاده میکنند یا خیر. شما باید متوجه شوید که بعضی از کاربران اطلاعات را در سیستم آپدیت نمیکنند یا هنوز از سی آر ام قدیمی استفاده میکنند.
ثبت آپدیتها
اگر نیاز است که مواردی نظیر مشتریان و افراد آپدیت شوند، باید حتماً چک کنید که این کار توسط همه انجام میشود، زیرا بسیاری از کاربران نسبت به مدیریت دادههای خود کوتاهی میکنند. اگر این کار را منظم انجام میدهند یعنی درگیر سی آر ام جدید شدهاند.
کیفیت ورودیها
اگر کاربران داده وارد میکنند، مرحله بعد ارزیابی کیفیت این دادههاست. محتوا و کیفیت دادههای ثبت شده نشان دهنده استفاده درست از سی آر ام است.
متریکهای کسبوکار
بررسی متریکهای مختلف کسبوکار همیشه کار سختی است، زیرا برقرار ارتباط و تأثیر آنها با یک متغیر یعنی سی آر ام جدید مشکل است. اگر از زمان پیادهسازی سی آر ام جدید، درآمد تیم فروش ۴۰ درصد افزایش پیدا کرده است، این نشانه خوبی است، اما دقیقاً باید بررسی کنید که چه مقدار از این رشد درآمد سهم پیادهسازی سی آر ام است. با بررسی عمیقتر اگر موجه شدید نرخ تبدیل تماس اولیه به قرار ملاقات ۳۰ درصد، نرخ پاسخ به ایمیل ۲۲ درصد افزایش یافته، پس با اعتماد به نفس بیشتری میتوانید بگویید که این رشد ۴۰ درصدی درآمد به دلیل پیادهسازی سی آر ام بوده است.
امیدواریم با در نظر گرفتن نکاتی که در این راهنمای پیادهسازی سی آر ام گفتیم، بتوانید با سهولت، سرعت و کیفیت عالی از مزایای نرم افزار سی آر ام خود بهره ببرید.
2 پاسخ
عالی بود ممنون
خواهش میکنم، ممنون از توجه شما.